Die Entscheidung, ob ein ERP-Upgrade oder ein Wechsel zu einem neuen ERP-System der bessere Weg ist, ist für viele mittelständische Unternehmen eine spannende und aktuelle Frage. Oft stehen Unternehmen unter Druck, weil der Hersteller die Unterstützung für ältere Versionen einstellt und ein Update erzwingt. Gleichzeitig haben sich über die Jahre gewachsene ERP-Prozesse entwickelt, die nicht nur individuelle Anforderungen widerspiegeln, sondern auch Herausforderungen in der Weiterentwicklung des Systems mit sich bringen.
Diese Situation macht eine sorgfältige Analyse unverzichtbar: Ist das bestehende ERP-System noch tragfähig und zukunftssicher, oder ist es an der Zeit, den Schritt zu einer neuen Lösung zu wagen?
Ausgangslage: Gewachsene Systeme und ihre Grenzen
In mittelständischen Unternehmen wächst das ERP-System oft über viele Jahre hinweg mit den Anforderungen. Diese gewachsenen Strukturen bieten einerseits eine hohe Passgenauigkeit für die spezifischen Prozesse des Unternehmens, andererseits können sie aber auch zu einem Hemmschuh werden. Typische Merkmale dieser Ausgangslage sind:
Individuelle Anpassungen: Viele Unternehmen haben ihr ERP-System im Laufe der Zeit stark individualisiert, um spezifische Geschäftsprozesse abzubilden. Diese Anpassungen machen ein einfaches Update oft kompliziert und teuer.
Fragmentierte Datenlandschaft: Durch zahlreiche Erweiterungen und Schnittstellen kann es zu Inkonsistenzen und Medienbrüchen kommen, die die Effizienz mindern.
Eingeschränkte Flexibilität: Gewachsene Systeme sind oft schwer anzupassen, wenn sich Geschäftsprozesse ändern oder neue Anforderungen entstehen – etwa durch Digitalisierung, gesetzliche Vorgaben oder Marktveränderungen.
Technologischer Rückstand: Viele ältere ERP-Systeme basieren auf veralteten Plattformen, die moderne Technologien wie Cloud-Computing, Automatisierung oder mobile Anwendungen nicht unterstützen.
Diese Ausgangslage wird oft verschärft, wenn der Hersteller ältere Versionen nicht mehr unterstützt und ein erzwungenes Update zur Pflicht wird. In solchen Fällen besteht die Gefahr, dass Unternehmen zwar viel in die Aktualisierung investieren, dabei aber auf einer technologisch und funktional veralteten Plattform verbleiben.
Wann ein ERP-Upgrade sinnvoll ist
Ein Upgrade des bestehenden Systems kann eine gute Lösung sein, wenn:
Die technologische Basis noch aktuell ist. Systeme, die regelmäßig weiterentwickelt werden, bieten meist die Möglichkeit, neue Funktionen und Technologien über Updates zu integrieren.
Die Geschäftsanforderungen weitgehend erfüllt werden. Wenn das System die zentralen Prozesse effizient unterstützt, kann ein Update die beste Wahl sein, um punktuelle Verbesserungen vorzunehmen.
Die Kosten überschaubar bleiben. Ein Upgrade ist oft günstiger als ein kompletter Systemwechsel, da bestehende Daten und Workflows übernommen werden können.
Trotz dieser Vorteile sollten die Risiken eines Upgrades nicht unterschätzt werden. In vielen Fällen führen Updates lediglich zu einer kurzfristigen Verbesserung, ohne grundlegende Herausforderungen zu lösen.
Wann ein neues ERP-System notwendig ist
Wenn die technologische und funktionale Basis des bestehenden Systems nicht mehr tragfähig ist, wird ein neues ERP-System zur besseren Option. Ein Wechsel bietet die Chance, nicht nur technische Defizite zu beheben, sondern auch die ERP-Strategie neu zu definieren und zukunftssicher aufzustellen.
Ein neues ERP-System ist insbesondere dann sinnvoll, wenn:
Die Plattform veraltet ist. Systeme, die nicht mehr mit modernen Technologien kompatibel sind, begrenzen langfristig die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens.
Neue Anforderungen nicht erfüllbar sind. Ob E-Commerce, digitale Lieferketten oder KI-gestützte Analysen – ein neues ERP-System eröffnet Möglichkeiten, die ältere Lösungen oft nicht bieten können.
Die Prozesse optimiert werden sollen. Ein Wechsel ist die ideale Gelegenheit, bestehende Prozesse zu überdenken und effizienter zu gestalten.
Die Einführung eines neuen ERP-Systems erfordert zwar mehr Aufwand und höhere Investitionen, schafft jedoch die Grundlage für langfristiges Wachstum und Wettbewerbsfähigkeit.
Entscheidungsfaktoren für mittelständische Unternehmen
Die Wahl zwischen einem ERP-Upgrade und einem neuen System hängt von einer Vielzahl von Faktoren ab. Zu den wichtigsten Überlegungen gehören:
Technologie und Zukunftssicherheit: Ist die Plattform des bestehenden Systems modern genug, um neue Anforderungen zu erfüllen? Ein veraltetes System bleibt auch nach einem Update ein Risiko.
Anpassungen und Individualisierungen: Wie stark ist das bestehende System angepasst? Je mehr Individualisierungen vorhanden sind, desto schwieriger wird ein Upgrade.
Kosten und Nutzen: Wie hoch sind die Investitionen für ein Update im Vergleich zu einem Systemwechsel? Welche langfristigen Einsparungen und Effizienzgewinne sind zu erwarten?
Prozessanalyse: Welche Prozesse funktionieren gut, welche nicht? Ein neues System bietet die Möglichkeit, ineffiziente Abläufe neu zu gestalten.
Herstellerstrategie: Welche Pläne hat der ERP-Anbieter für die Zukunft? Ein erzwungenes Update sollte nicht den einzigen Grund für eine Entscheidung darstellen.
Fazit
Für mittelständische Unternehmen ist die Entscheidung zwischen einem ERP-Upgrade und der Einführung eines neuen Systems oft komplex. Die zentralen Fragen drehen sich um die Tragfähigkeit des aktuellen Systems und die langfristige Perspektive. Ein Update kann eine gute Lösung sein, wenn die technologische Basis noch aktuell ist und die Prozesse weitgehend unterstützt werden. Ist dies nicht der Fall, bietet ein neues ERP-System die Chance, das Unternehmen zukunftssicher aufzustellen und effizienter zu arbeiten.
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