Enterprise Content Management mit der Doxis4 iECM-Suite unterstützt als „integrated ECM & BPM“ strukturierte und unstrukturierte Geschäfts­prozesse gleichermaßen. Strukturierte Prozesse lassen sich grundsätzlich mit Doxis4 BPM standardisieren und automatisieren, unstrukturierte dagegen – wo Prozess­teilnehmer und Ziel nicht von vornherein klar sind – lassen sich ad hoc mit dem Doxis4 Task Management umsetzen.

Elektronische Archivierung mit der Archivierungssoftware Doxis4

Die elektronische Archivierung mit der Doxis4 Archivierungssoftware ist heute weit mehr als nur die revisionssichere, langfristige Aufbewahrung von Informationen. Doxis4 bietet mit seinem Content Repository einen unternehmensweiten Informationspool für alle Dokumente und Daten. Hierin lassen sich Informationen zur Langzeitarchivierung genauso wie zur temporären Aufbewahrung und Bearbeitung ablegen. 

Das Doxis4 Content Repository verwaltet sämtliche  Informationsobjekte, die in einem digitalen Format vorliegen oder in eines überführt werden können – Dokumente, E-Mails, Bilder, Multimedia-Objekte, Links u.v.m. Basis für den späteren schnellen und zielsicheren Zugriff sind für Dokumente, Vorgänge und Akten getrennt  verwaltete Metadaten (Indexkriterien). Darüber hinaus erlaubt die vollständige Indizierung der Dokumente auch bequemes Recherchieren per Volltextsuche – dank Text Mining-Funktionalität erschließt die Suche in Doxis4 sogar im Kontext passende Informationen, auch wenn die Suchbegriffe nicht im Dokument enthalten sind.

Elektronische Akte (eAkte) mit Doxis4 –
aus Akten werden Anwendungen

Die elektronische Akte mit Doxis4 kombiniert Inhalte, Geschäftsprozesse und Anwendungen. Sie dient als zentraler Einstiegspunkt in der Vorgangsbearbeitung und zur Recherche von Geschäftsunterlagen. Aus einer Akte heraus lassen sich Vorgänge anstoßen, Vorgänge können in Akten aufgenommen oder eine Akte als Bestandteil eines Vorgangs sichtbar gemacht werden. eAkten versorgen Anwender proaktiv mit neuesten Informationen und beziehen dabei auch die heute isolierte E-Mail-Kommunikation mit ein.

Mit der Doxis4 eAkte lassen sich jegliche Akten- und Schriftgutverwaltungen auf Abteilungs-, Projekt-, Vorgangs- und Sachbezugsebene realisieren. Je nach Ausprägung finden Sie Doxis4 eAkten beispielsweise im Vertrieb als Kundenakte, im HR/Personalbereich als Personalakte, in der Produktion als Fertigungs-, Maschinen- und Projektakte, im Vertragswesen als Vertragsakte, in der Verwaltung als Bürgerakte und im Gesundheitswesen als Patientenakte. Hinsichtlich ihrer Strukturmerkmale und visuellen Erscheinung gleicht die eAkte der physischen Akte mit den hierfür typischen Aktendeckblättern und Registern. Wer also seine Papieraktenordner, Hängeregister und Fileverzeichnisse ablösen möchte, findet mit der Doxis4 eAkte die richtige Lösung.

Business Process Management (BPM) mit Doxis4

Im Gegensatz zur Produktion führt die Automation von Büroarbeit nicht zwangsläufig zu mehr Effizienz. Ob sich ein Prozess automatisieren lässt, muss gut überlegt und abgewägt werden. Nur da, wo sich die Abfolge von Routinearbeiten genau beschreiben lässt, funktioniert die Automation – wie es beispielsweise bei der Rechnungsprüfung und –freigabe der Fall ist. Allerdings dort, wo bestmögliche menschliche Entscheidungen getroffen werden müssen, erweisen sich zu eng definierte Prozess­modelle als nachteilig. Hier müssen Wissens­arbeiter („Knowledge Worker“) die Oberhand behalten, um anhand ihrer Erfahrungen und Kompetenzen Beurteilungen vorzunehmen und Handlungsanweisungen zu treffen. Die Wissensarbeit obliegt dem Menschen. Die Automation ist häufig zu unflexibel und aufwendig, um die Komplexität der Realität abzubilden. Beim Beschwerde­management, der Schadens­fall­bearbeitung oder dem Bewerber­auswahlverfahren sind Einzel­fall­entschei­dungen zu treffen. Wissensarbeiter hier vollständig über Prozessmodelle zu steuern, ist nicht zweckdienlich, motivierend und ergebnisorientiert!

Dokumentenmanagement mit der
DMS Software Doxis4

Dokumentenintensive Vorgänge ohne Unterstützung eines elektronischen Dokumentenmanagement-Systems (DMS) lassen sich zumeist nur sequentiell abarbeiten, sind intransparent, fehleranfällig und geprägt durch lange Laufwege. Diese und weitere Nachteile kompensiert die Doxis4 DMS Software.

Bevor die finale Version eines Dokumentes vorliegt und revisionssicher archiviert werden kann, sind oft zahlreiche Bearbeitungs- und Freigabeschritte – häufig auch von unterschiedlichen Beteiligten – erforderlich. Doxis4 DMS stellt Dokumentenmanagement-Funktionen für alle sach- und vorgangsbezogenen Geschäftsprozesse bereit: vom Vorlagenmanagement über Annotationen für die Bearbeitung nicht veränderbarer Formate (PDF, TIFF etc.) bis hin zum einfachen Zugriff auf und den Austausch der Dokumente. In Kombination mit dem Doxis4 Content Repository, der Doxis4 eAkte und Doxis4 SmartOffice lassen sich Dateiverzeichnisse und verteilte Ablagesysteme ablösen.

Durchgängige Lösung zur Verarbeitung aller
Eingangsdokumente und -kanäle

Die schiere Masse täglich eingehender Dokumente über unterschiedliche Kanäle (Post, E-Mail, Fax, Web) belasten die Geschäftsprozesse, sofern diese nicht zeitnah dem richtigen Empfänger im Unternehmen übermittelt werden können. Häufig müssen eingehende Dokumente mehreren Mitarbeitern und Abteilungen zur Kenntnis gebracht werden. Mit konventioneller Post- und E-Mail-Verteilung lässt sich das nur schwer realisieren.

Mit Doxis4 Inbound Center lässt sich der gesamte Post-, E-Mail- und Faxeingang eines Unternehmens automatisiert erfassen und verteilen. Eingescannte Papierdokumente und elektronische Dokumente werden innerhalb nur eines Prozesses zusammengeführt und so der Medienbruch beseitigt. Dabei handelt es sich keinesfalls um eine Lösung, die nur in Großunternehmen zum Einsatz kommt, sondern zunehmend auch Verbreitung im Mittelstand findet.

ECM mit ERP & Co: Damit Dokumente
und Daten zusammenfinden

Die vielfältigen Geschäftsanwendungen in Unternehmen von ERP, FiBu, HR, CRM bis hin zu CAD dienen dem Verarbeiten und Verwalten strukturierter Daten, die beispielsweise in der Warenwirtschaft, im Rechnungswesen, im Personalwesen, im Vertrieb und im Kundenservice anfallen. Zu allen Transaktionen in den  Business-Applikationen gibt es Dokumente (unstrukturierte Daten), die erfasst, verarbeitet und verwaltet werden müssen. Das sind Bestellungen, Aufträge, Rechnungen, Korrespondenz, Verträge, Qualitätsberichte, Zeichnungen u.v.m. Für eine effiziente und effektive Sach- und Vorgangsbearbeitung ist es deshalb unabdingbar, die Transaktionsdaten der Geschäftsanwendungen mit den dazugehörigen Dokumenten und Akten im Kontext zu verbinden und beide Systemwelten für den Anwender „unbemerkt“ zu integrieren.

http://www.ser.de/produkte-loesungen/ecm-integration.html