Elektronische Akte (eAkte) mit Doxis4 –
aus Akten werden Anwendungen

Die elektronische Akte mit Doxis4 kombiniert Inhalte, Geschäftsprozesse und Anwendungen. Sie dient als zentraler Einstiegspunkt in der Vorgangsbearbeitung und zur Recherche von Geschäftsunterlagen. Aus einer Akte heraus lassen sich Vorgänge anstoßen, Vorgänge können in Akten aufgenommen oder eine Akte als Bestandteil eines Vorgangs sichtbar gemacht werden. eAkten versorgen Anwender proaktiv mit neuesten Informationen und beziehen dabei auch die heute isolierte E-Mail-Kommunikation mit ein.

Mit der Doxis4 eAkte lassen sich jegliche Akten- und Schriftgutverwaltungen auf Abteilungs-, Projekt-, Vorgangs- und Sachbezugsebene realisieren. Je nach Ausprägung finden Sie Doxis4 eAkten beispielsweise im Vertrieb als Kundenakte, im HR/Personalbereich als Personalakte, in der Produktion als Fertigungs-, Maschinen- und Projektakte, im Vertragswesen als Vertragsakte, in der Verwaltung als Bürgerakte und im Gesundheitswesen als Patientenakte. Hinsichtlich ihrer Strukturmerkmale und visuellen Erscheinung gleicht die eAkte der physischen Akte mit den hierfür typischen Aktendeckblättern und Registern. Wer also seine Papieraktenordner, Hängeregister und Fileverzeichnisse ablösen möchte, findet mit der Doxis4 eAkte die richtige Lösung.

Durchgängige Lösung zur Verarbeitung aller
Eingangsdokumente und -kanäle

Die schiere Masse täglich eingehender Dokumente über unterschiedliche Kanäle (Post, E-Mail, Fax, Web) belasten die Geschäftsprozesse, sofern diese nicht zeitnah dem richtigen Empfänger im Unternehmen übermittelt werden können. Häufig müssen eingehende Dokumente mehreren Mitarbeitern und Abteilungen zur Kenntnis gebracht werden. Mit konventioneller Post- und E-Mail-Verteilung lässt sich das nur schwer realisieren.

Mit dem effizienten Dokumentenmanagement von Doxis4 Inbound Center lässt sich der gesamte Post-, E-Mail- und Faxeingang eines Unternehmens automatisiert erfassen und verteilen. Eingescannte Papierdokumente und elektronische Dokumente werden innerhalb nur eines Prozesses zusammengeführt und so der Medienbruch beseitigt. Dabei handelt es sich keinesfalls um eine Lösung, die nur in Großunternehmen zum Einsatz kommt, sondern zunehmend auch Verbreitung im Mittelstand findet.

Digitale Aktentasche für Smartphones und Tablets – Doxis4 mobileCube

Wenn Mitarbeiter schnellen Zugriff auf Dokumente, Akten, Vorgänge und Aufgaben benötigen, sitzen sie dabei nicht immer am Schreibtisch. Auf Geschäftsreisen, bei Kundenterminen und Sitzungen oder der Arbeit an wechselnden Standorten müssen wichtige Geschäftsunterlagen verfügbar sein und Geschäftsprozesse durch unmittelbare Entscheidungen vorangetrieben werden. Digitales Business kommt ohne mobiles Business ins Stocken.

Der mobile ECM-Client Doxis4 mobileCube bereichert die Doxis4 iECM-Suite durch ortsunabhängige Einsatzmöglichkeiten für Dokumente, Akten, Vorgänge und Aufgaben – überall, wo das Smartphone oder Tablet zur Hand ist (egal ob mit Apple iOS oder Google Android). Der Fokus des Doxis4 mobileCube liegt bewusst auf den typischen Anwendungsfällen des mobilen Anwenders.

Die Grundlage für ortsunabhängiges Arbeiten mit dem Doxis4 mobileCube bildet die leistungsstarke ECM-Infrastruktur der Software Doxis4 für Enterprise Content Management mit dem zentralen Doxis4 Content Repository. Neben den flexiblen mobilen Zugriffsmöglichkeiten über Smartphone und Tablet stehen weitere windows- und webbasierte Clients zur Verfügung. So arbeiten alle Mitarbeiter und ggf. externen Beteiligten auf dem gleichen, aktuellen Informationsstand und können je nach Arbeitssituation PC, Notebook, Tablet oder Smartphone nutzen.

Doxis4 webCube

Keine Installation, einfache Administration und Multi-Plattform-Fähigkeit sind unbestrittene Vorteile des Doxis4 Web-Clients, um mit Dokumenten, Akten, Vorgängen und Aufgaben zu arbeiten. Dort, wo Geschäftsprozesse über die Unternehmensgrenzen hinausgehen, bietet sich ebenfalls der Doxis4 Web-Client an. Wer einen Internet Explorer, Firefox oder Chrome auf seinem Rechner oder Tablet installiert hat und über eine entsprechende Netzwerkverbindung verfügt, kann mit dem Doxis4 webCube arbeiten.

Doxis4 webCube ist der universelle Web-Client der Doxis4 iECM-Suite. Von der Ablage, dem Zugriff auf und das Arbeiten mit Dokumenten, Akten, Vorgängen und Aufgaben bietet er alle Funktionen kompakt in einem Web-Client – unabhängig vom jeweiligen Betriebssystem und der eingesetzten Hardware-Plattform. Durch die Verwendung moderner, universeller Web-Technologien eröffnet Doxis4 webCube nahezu grenzenlose Anwendungs- und Integrationsmöglichkeiten – vom umfassenden ECM-Client für Power-User über die Zusammenarbeit mit externen Projekt- und Geschäftspartnern bis hin zur selektiven Einbindung in andere Web-Anwendungen, Wikis und Kundenportale.

Business Process Management (BPM) mit Doxis4

Im Gegensatz zur Produktion führt die Automation von Büroarbeit nicht zwangsläufig zu mehr Effizienz. Ob sich ein Prozess automatisieren lässt, muss gut überlegt und abgewägt werden. Nur da, wo sich die Abfolge von Routinearbeiten genau beschreiben lässt, funktioniert die Automation – wie es beispielsweise bei der Rechnungsprüfung und –freigabe der Fall ist. Allerdings dort, wo bestmögliche menschliche Entscheidungen getroffen werden müssen, erweisen sich zu eng definierte Prozess­modelle als nachteilig. Hier müssen Wissens­arbeiter („Knowledge Worker“) die Oberhand behalten, um anhand ihrer Erfahrungen und Kompetenzen Beurteilungen vorzunehmen und Handlungsanweisungen zu treffen. Die Wissensarbeit obliegt dem Menschen. Die Automation ist häufig zu unflexibel und aufwendig, um die Komplexität der Realität abzubilden. Beim Beschwerde­management, der Schadens­fall­bearbeitung oder dem Bewerber­auswahlverfahren sind Einzel­fall­entschei­dungen zu treffen. Wissensarbeiter hier vollständig über Prozessmodelle zu steuern, ist nicht zweckdienlich, motivierend und ergebnisorientiert!