Digitale Personalakte

Die Herausforderung

Die manuelle Verwaltung von Bewerberdaten und -unterlagen ist zeitraubend und fehleranfällig, was zu einer weniger effizienten Bewerberauswahl und Einstellungsprozessen führt. Ohne Digitalisierung fällt es schwer, in der heutigen schnelllebigen Arbeitswelt mit Wettbewerbern mitzuhalten, die durch Online-Recruiting-Plattformen und soziale Medien schneller und gezielter Talente ansprechen und akquirieren. Ein papierbasiertes System kann zu einer schlechteren Erfahrung unter den Mitarbeitern führen, wenn einfache Vorgänge wie Urlaubsanträge oder die Aktualisierung persönlicher Daten unnötig kompliziert werden. Manuelle Prozesse erschweren die Einhaltung datenschutzrechtlicher Vorgaben, was bei sensiblen Mitarbeiterdaten zu rechtlichen Risiken führen kann.

Digitale Personalakte -
ELO HR Personnel File

Der englische Begriff "Recruiting" ist im Deutschen meist als „Personalbeschaffung“ bzw. Bewerbermanagement bekannt. Seine Aufgabe ist es, qualifizierte Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen zu suchen und für das Unternehmen zu gewinnen. Mittels internen (Besetzung einer freien Stelle mit bestehendem Mitarbeiter oder Mitarbeiterin aus dem Unternehmen, beispielsweise aus einer anderen Abteilung) und externen Maßnahmen soll der Personalbedarf eines Unternehmens bestmöglich gedeckt werden.

Das Personalmanagement hingegen (auch genannt Personalwesen oder Personalwirtschaft; engl. Human Resource Management (HRM) oder auch Workforce Management) ist ein Teilbereich der Betriebswirtschaft und dreht sich um die Aspekte Arbeit(splatz) und Personal. Es vereint sämtliche Strategien, Maßnahmen und Handlungsfelder der Human Resources (HR), die die Entwicklung des Unternehmens stützen – auch mithilfe von so genannten Change-Prozessen (mehr oder weniger tiefgreifende Um- und Neustrukturierungen innerhalb des Unternehmens).

In größeren Unternehmen kann Personalmanagement auch als Synonym für die Personalabteilung stehen. Im Berufsalltag ist Personalmanagement allerdings nicht die exklusive Aufgabe dieser Abteilung, sondern sollte von allen Führungskräften (auch Abteilungsleitern, etc.) mitgestaltet und durchgeführt werden.

Im Laufe der vergangenen Jahrzehnte haben sämtliche Teilbereiche des Personalmanagements sowie der Personalbeschaffung erhebliche Bedeutungswandel und -erweiterungen erlebt. Mit der Erkenntnis, dass jeder Mitarbeiter und jede Mitarbeiterin bedeutsame Ressourcen für das Unternehmens darstellen, welche es zu hegen und zu pflegen gilt, werden immer häufige digitale Lösungen verwendet.

Warum? Die Aufgabenfelder und Teilbereiche von HR und Personalbeschaffung sind mittlerweile derart vielschichtig, anspruchsvoll und demnach auch zeitaufwendig, dass es sich für viele Unternehmen definitiv lohnt, die Fühler nach einer Software-Lösung auszustrecken.

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